Peppol en freelance-journalisten

Vanaf 1 januari 2026 is Peppol verplicht voor facturatie door btw-plichtigen. Wat betekent dit voor freelance-journalisten?

Vooraf een disclaimer: dit artikel is geschreven op basis van teksten, te vinden op het internet, bedoeld als algemene informatie. Het is dus geen juridische tekst. Voor jouw specifieke situatie raadpleeg je best je boekhouder.

Wat is Peppol?

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is een gestandaardiseerd, beveiligd netwerk voor elektronische facturatie in het UBL-formaat. UBL, of Universal Business Language, is een internationale standaard voor elektronische facturatie. Het is een XML-formaat dat gestructureerde gegevens bevat, waardoor de informatie in de factuur automatisch kan worden uitgewisseld en verwerkt tussen verschillende softwaresystemen

Vanaf 1 januari 2026 is het in België verplicht voor btw-plichtige zelfstandigen, zoals freelance journalisten, om B2B- (business-to-business) en B2G-facturen (business-to-government) via Peppol te versturen. Het doel is administratieve vereenvoudiging, foutreductie, en bestrijding van btw-fraude.

Standaard worden facturen over PEPPOL verzonden via het BTW-nummer of ondernemingsnummer van de klant. De klant registreert zich namelijk op het PEPPOL-network met zijn BTW-nummer of ondernemingsnummer zodat gekend is waar de facturen kunnen worden ontvangen.

Wie is verplicht?

Btw-plichtige freelance journalisten: Als je een actief btw-nummer hebt (ook onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen), moet je Peppol gebruiken voor facturen aan btw-plichtige bedrijven en overheden.
Uitzonderingen:
- Niet btw-plichtig: Als je niet btw-plichtig bent (bijvoorbeeld omdat je alleen vrijgestelde prestaties levert onder artikel 44 van het Btw-Wetboek, zoals bepaalde journalistieke activiteiten), is Peppol niet verplicht. Je kunt dan manuele facturen blijven gebruiken, maar je klanten (vooral bedrijven) kunnen vragen om via Peppol te factureren voor hun eigen administratieve gemak.
- Forfaitaire btw-regeling: Als je onder een forfaitaire btw-regeling valt, heb je uitstel tot 1 januari 2028 om aan de Peppol-verplichting te voldoen. Tot die tijd kun je manuele facturen blijven gebruiken voor B2B-transacties, maar het is verstandig om je al voor te bereiden.
- Facturen aan particulieren (B2C) vallen buiten de verplichting; hiervoor kun je manuele facturen (pdf, papier) blijven gebruiken.
B2G-facturen: Sinds maart 2024 moeten facturen aan overheden al via Peppol verstuurd worden.

Impact op freelance journalisten met manuele facturen

Freelance journalisten die nu manuele facturen aanmaken (bijv. in Word, Excel, of op papier) moeten voor B2B- en B2G-transacties overschakelen naar elektronische facturatie via Peppol. Dit betekent:

Einde manuele facturatie voor B2B/B2G: Pdf’s via e-mail of papieren facturen worden na 1 januari 2026 niet meer aanvaard door btw-plichtige klanten of overheden, omdat ze niet voldoen aan het gestandaardiseerde UBL-formaat.
Software en Access Point nodig: Je moet facturatiesoftware gebruiken die Peppol ondersteunt (bijv. Billit, OkiOki, Doccle, Exact) en je registreren bij een Peppol Access Point om een Peppol-ID te krijgen. In België heeft dat de vorm van 0208:jouw_btw-nummer.
Administratieve aanpassing: Handmatige factuurprocessen worden vervangen door digitale systemen, wat een initiële tijdsinvestering vergt om software te leren en op te zetten.

Praktische stappen

Analyseer je situatie: Identificeer welke klanten btw-plichtig zijn (B2B) of overheden (B2G). Controleer of je btw-plichtig bent (ook onder vrijstellingsregeling).
Kies Peppol-compatibele software: Gebruik tools zoals Doccle (€4/maand voor verzenden), Billit, OkiOki, of Teamleader, die geschikt zijn voor zelfstandigen. Controleer of je huidige boekhoudsoftware Peppol ondersteunt.
Registreer bij een Access Point: Meld je aan met je btw-/ondernemingsnummer om facturen te verzenden/ontvangen via Peppol.
Test en leer: Maak testfacturen om het systeem te begrijpen en fouten te vermijden.
Werk met je boekhouder: Zorg dat je boekhouder toegang heeft tot je Peppol-facturen (bijv. via Doccle’s automatische doorsturing).
Informeer klanten: Laat B2B-klanten weten dat je overstapt naar Peppol en vraag hun Peppol-ID indien nodig.
Start vroeg: Begin in 2025 om stress te vermijden. Kosten voor software/Access Points zijn tot eind 2027 120% fiscaal aftrekbaar.

Voordelen

Tijdbesparing: Automatisering vermindert handmatig werk.
Minder fouten: UBL-formaat zorgt voor correcte, automatisch verwerkbare facturen.
Snellere betalingen: Directe aflevering verhoogt de kans op tijdige betaling.
Internationale compatibiliteit: Peppol werkt in veel landen, handig voor buitenlandse klanten.
Veiligheid: Beveiligde verzending vermindert frauderisico’s.

Wat gaat dit kosten?

Peppol zelf is gratis, maar software/Access Points brengen kosten met zich mee. Enkele voorbeelden:
- Doccle: Gratis voor het ontvangen van facturen, €4/maand voor verzenden.
- Billit of OkiOki: Abonnementen variëren van €10-20/maand, afhankelijk van de functies.
Tot eind 2027 zijn deze kosten 120% fiscaal aftrekbaar, wat de investering aantrekkelijker maakt.

Specifieke aandachtspunten

B2C-facturen: Voor particulieren kun je manuele facturen blijven gebruiken, maar klanten kunnen om Peppol vragen voor hun gemak.
Buitenlandse klanten: Peppol is internationaal erkend, maar controleer lokale regels.
Overgangsperiode: Vooral voor journalisten met manuele facturen kan de overstap wennen zijn. Begin vroeg om het proces te leren.

Kort samengevat

Voor btw-plichtige freelance journalisten betekent de Peppol-verplichting vanaf 2026 een verplichte overgang naar elektronische facturatie voor B2B- en B2G-transacties. Manuele facturen voor deze doeleinden kunnen dus niet meer gebruikt worden. Dit vraagt een investering in Peppol-compatibele software en registratie bij een Access Point, maar biedt efficiëntie, minder fouten, en snellere betalingen. Niet btw-plichtigen en B2C-facturen vallen buiten de verplichting. Begin tijdig met de voorbereiding om compliant te zijn en profiteer van de fiscale voordelen.